Kui töötaja lahkub, on oluline ta tööandjast „lahti ühendada“ mitte ainult töölepingu tähenduses ja füüsiliselt (nt uksekaardi tagastamine), vaid ka digitaalses/infoturbe mõttes.
Tööandja andmete ja tööandja poolt töödeldavate isikuandmete kaitseks on oluline tagada, et lahkunud töötajal ei säiliks juurdepääsu organisatsiooni IT infrastruktuurile. Selleks tuleb astuda rida samme:
- Blokeerige lahkunud töötaja konto koheselt, kustutage see niipea kui võimalik;
- Blokeerige tema e-posti sisselogimine, postkasti saabunud sõnumitele saab seada automaatvastuse, millest nähtub, et töötaja lahkus ning uus e-aadress, kuhu kirjutada;
- Lõpetage tema juurdepääs VPN-le ja kaugtöölauale;
- Lõpetage juurdepääs äppidele, Office 365 jt kaugtööd võimaldavatele lahendustele;
- Suunake telefoninumber ja kõnepost ümber;
- Blokeerige tema konto kasutuses olnud ärirakendustes (nt SAP);
- Muutke ära ühiskasutuses salasõnad, mida lahkunud töötaja teada võis ja kasutas;
- Suunake tema e-posti arhiiv ümber üksuse juhile ning kustutage need juhi märguande peale;
- Seadistage ümber skaneerimine multifunktsionaalsel printeril, mis suunab skaneeritud dokumendid töötajate e-postile edasi;
- Kõrvaldage lahkunud töötaja andmed jaotus – ja postitusnimekirjadest, organisatsiooni sisestest telefoninimekirjadest, kodulehelt ja intranetist;
- Võtke lahkuvalt töötajalt tagasi kõik tema kasutusse antud elektroonilised töövahendid – nt arvuti, sülearvuti, tahvelarvuti, mobiiltelefon;
- Eemaldage tema isiklikud asjad tema töökohalt;
- Teavitage organisatsiooni sellest, et kõnealune töötaja seal enam ei tööta;
Töötaja e-posti kasutamise osas peale töösuhte lõppu on Andmekaitse Inspektsioon oma juhendis „Isikuandmete töötlemine töösuhetes“ asunud seisukohale, et töötaja e-postkasti pärast tema lahkumist avatuna hoidmine nö töö korraldamiseks ei ole põhjendatud. Töötajalt tuleb selleks tarbeks võtta GDPR-s kirjeldatud nõusolek. Probleemina näeb AKI kahte võimalikku olukorda – lahkunud töötaja postkasti võib saabuda isiklikke kirju ning võib tekkida olukord, kus töödeldakse lisaks lahkunud töötaja andmetele õigusvastaselt ka kolmandate isikute andmeid.
Artikli kirjutamisel kasutatud allikas:
https://www.netwrix.com/User_Termination_Best_Practices.html
